Spotkanie z Danielem Ricciardo

Projekt: Wizyta Daniela Ricciardo w siedzibie ORLEN oraz aranżacja i obsługa planu filmowego.

Lokalizacja: Warszawa, trzy lokalizacje.

Klient: Reequest Events dla ORLEN S.A.

Mój zakres odpowiedzialności: aranżacja przestrzeni, logistyka VIP, koordynacja planu filmowego, obsługa spotkania z pracownikami w siedzibie ORLEN, materiały brandingowe, catering, koordynacja podwykonawców.

Kontekst i wyzwanie

ORLEN, jako tytularny sponsor ORLEN Team w Formule 1, tworzy doświadczenia angażujące pracowników i środowisko sportowe - nie tylko przez logo na bolidzie. Wizyty kierowców F1 w Polsce należą do rzadkości; pojawienie się Daniela Ricciardo, kierowcy Visa CashApp RB F1 Team, było wydarzeniem unikalnym.
Wyzwanie polegało na realizacji dwóch zupełnie różnych formatów w jednym dniu i trzech lokalizacjach jednocześnie: ciepłego spotkania kierowcy z pracownikami ORLEN oraz zamkniętego planu filmowego na czynnej stacji benzynowej i torze kartingowym. Każda lokalizacja wymagała odrębnej logistyki, innego reżimu operacyjnego i precyzyjnego zarządzania harmonogramem bez marginesu na opóźnienia.


Produkcja i logistyka

Zaprojektowaliśmy i skoordynowaliśmy pełną infrastrukturę trzech lokalizacji, dostosowując każdy element do ich specyfiki. Kluczowe elementy realizacji:
- Kompleksowa aranżacja przestrzeni siedziby ORLEN na potrzeby spotkania VIP z pracownikami; catering
- Zatrudnienie i koordynacja prowadzącego: Maciej Jermakow, dziennikarz sportowy
- Wydruki brandingowe
- Wynajem toru kartingowego A1 Karting, Annopol, na wyłączność; koordynacja ekipy filmowej i sportowców ORLEN Team
- Aranżacja czynnej stacji ORLEN przy ul. Solidarności 100 na potrzeby nagrań; separacja strefy planu filmowego, nadzór nad dostępem, koordynacja z obsługą obiektu
- Znalezienie i wynajem dwóch zabytkowych Fordów Mustangów, z transportem i obsługą.

Program i koordynacja

Spotkanie w siedzibie ORLEN poprowadziła Maciej Jermakow, który zadbał o dynamikę dialogu między Ricciardo a pracownikami i utrzymał zaangażowanie sali przez cały czas trwania programu. Kulminacją było bezpośrednie Q&A - rzadka możliwość rozmowy z kierowcą F1 w kameralnych warunkach.

Realizacja planu filmowego na torze i stacji objęła koordynację kilkunastoosobowej ekipy, kilku podwykonawców i harmonogramu przemieszczania się Ricciardo między lokalizacjami. Całość zamknęła się w oknie 8:00–16:00, zgodnie z planem - trzy lokalizacje, jeden dzień, zero zakłóceń.