Konferencja z Robertem Kubicą

Projekt: Konferencja prasowa z udziałem Roberta Kubicy.

Lokalizacja: Warszawa, Innowatorium ORLEN S.A.

Klient: Reequest Events dla ORLEN S.A.

Mój zakres odpowiedzialności: koncepcja kreatywna, scenografia i identyfikacja wizualna, produkcja AV, nagłośnienie, koordynacja obiektu, logistyka uczestników, catering, obsługa medialna, koordynacja podwykonawców, nadzór operacyjny.

Kontekst i wyzwanie

Marka ORLEN, zaangażowana w świat motorsportu jako sponsor ORLEN Team, zleciła nam organizację wyjątkowego wydarzenia z udziałem Roberta Kubicy - ikony polskiego i światowego motorsportu. Wydarzenie łączyło w sobie dwa formaty o zupełnie odmiennej dynamice: kameralne spotkanie z pracownikami firmy oraz konferencję prasową dla dziennikarzy, oba z udziałem Prezesa ORLEN, Daniela Obajtka.
Organizacja eventu z udziałem osoby publicznej tej rangi i najwyższego kierownictwa firmy oznaczała zerowy margines błędu - zarówno w warstwie logistycznej, jak i wizerunkowej. Każdy element produkcji musiał działać bezszelestnie: obecność kamer telewizyjnych, dwóch grup odbiorców o różnych potrzebach i ścisłe okno czasowe nie pozostawiały miejsca na improwizację.

Koncepcja kreatywna

Motywem przewodnim był motorsport klasy mistrzowskiej, identyfikacja wizualna opierała się na brandingu ORLEN wplecionym w dynamiczne materiały graficzne nawiązujące do świata F1 i kariery Kubicy. Przestrzeń spotkania łączyła profesjonalizm konferencji prasowej z ciepłą, autentyczną atmosferą firmowego spotkania.
Każdy punkt styku z marką był zaplanowany: od ścianki prasowej, przez przestrzeń na rozmowy z gościem, po catering przygotowany po oficjalnej części spotkania.

Produkcja i scenografia

Zaprojektowałam i skoordynowałam pełną infrastrukturę produkcyjną i scenograficzną wydarzenia. Kluczowe elementy realizacji:
- Ścianka prasowa jako główne tło sceniczne dla konferencji prasowej i oficjalnych zdjęć; produkcja i montaż
- Nagłośnienie sali Innowatorium, z 3 mikrofonami i statywami
- Obsługa recepcji dwóch grup uczestników; hostessy, szatnia, weryfikacja gości, wręczanie Press Packów
- Catering fingerfood dla 100 osób: stoły bufetowe, obsługa kelnerska, zastawa stołowa , stoliki koktajlowe
- Obsługa medialna na potrzeby wewnętrzna ORLEN, obejmująca fotografię i wideo, wraz z montażem materiałów na potrzeby mediów społecznościowych.

Program i obsługa medialna

Prowadzenie całości eventu powierzone zostało Mikołajowi Sokołowi - prowadzącemu o ugruntowanym doświadczeniu w obsłudze wydarzeń z udziałem sportowców i menedżerów najwyższego szczebla. Jego rola była kluczowa w zarządzaniu dynamiką programu, czyli balansowaniu między formalną warstwą wystąpienia, a swobodnym, angażującym dialogiem z Robertem Kubicą, który przyciągnął równo pracowników, jak i dziennikarzy.

Logistyka i koordynacja

Realizacja wymagała precyzyjnej koordynacji kilku podwykonawców jednocześnie: techniki, firmy cateringowej, obsługi foto i video, hostess, prowadzącego, grafika jak również montażystów i innych podwykonawców.
Montaż przestrzeni odbył się dzień przed eventem - zgodnie z harmonogramem, bez żadnych zakłóceń funkcjonowania siedziby klienta. Udział dwóch typów uczestników spotkania - pracowników ORLEN i dziennikarzy - wymagało różnego podejścia do wejścia, rozmieszczenia w sali i obsługi. Zarządzanie dostępem i przepustowością było priorytetem już na etapie planowania: każda z grup miała spójne doświadczenie, jednak żadna z nich nie wchodziła sobie w drogę.