Konferencja i gala B2B edycja 11

Projekt: ORLEN Gas Meeting #11 - jednodniowa konferencja B2B.

Lokalizacja: Warszawa, Forteca Kręglickich.

Klient: Reequest Events dla ORLEN S.A.

Mój zakres odpowiedzialności: koncepcja kreatywna, key visual, produkcja, produkcja AV, scenografia, koordynacja obiektu i hotelu, logistyka uczestników, program artystyczny, catering, nadzór operacyjny.

Kontekst i wyzwanie

Jeden z największych podmiotów działających w polskiej branży paliwowej powierzył nam organizację jubileuszowej, jedenastej edycji swojego flagowego wydarzenia cyklicznego. Skala przedsięwzięcia, historia eventu i prestiż organizatora oznaczały jedno: poprzeczka zawieszona bardzo wysoko, a margines błędu równy zeru.
Zadaniem było stworzenie spójnego doświadczenia łączącego część biznesową z rozrywkową, tak, by żaden z tych światów nie zdominował drugiego, lecz razem tworzyły przemyślaną dramaturgię wieczoru. Blisko 200 gości, wyjątkowa przestrzeń, jeden wieczór.

Koncepcja kreatywna

Motywem przewodnim stały się energia i transformacja, wartości bliskie DNA organizatora, ale też hasła, które w naturalny sposób łączyły konferencyjny przekaz z emocjonalnym wymiarem wydarzenia. Opracowany key visual przenikał każdy punkt styku z uczestnikiem: od zaproszeń i digital signage, przez animowane bumpery i loopy na ścianie LED, aż po jingle identyfikujący poszczególne bloki programu. Dynamiczne kompozycje świetlne i kontrastowe akcenty kolorystyczne zamieniły teatralne wnętrze Fortecy Kręglickich w przestrzeń, która mówiła językiem marki - nawet zanim ktokolwiek zabrał głos ze sceny.

Produkcja i scenografia

Zaprojektowaliśmy kompletną scenografię oraz flow wydarzenia od podstaw, uwzględniając zarówno wymogi techniczne konferencji, jak i nastrój wieczornego bankietu. Kluczowe elementy realizacji:
- Program eventu
- Architektura przestrzeni
- Rezerwacja miejsc hotelowych
- Logistyka
- Scenografia
- Produkcja AV
- Rejestracja gości
- Upominki dla gości
- Program artystyczny
- Oprawa graficzna
- Catering

Logistyka i koordynacja

Kompleksowa obsługa obejmowała również pełną logistykę uczestników we współpracy z hotelem Verte Autograph Collection - koordynację noclegów, planowanie przyjazdów i odjazdów oraz dedykowane shuttle busy zapewniające sprawny transfer gości. Zadbaliśmy o catering na poziomie adekwatnym do rangi wydarzenia i oczekiwań klienta.