Konferencja Customer Experience

Projekt: Konferencja CX Day Customer Experience.

Lokalizacja: Warszawa.

Klient: Reequest Events dla klienta z branży finansowej.

Mój zakres odpowiedzialności: koncepcja kreatywna i big idea wydarzenia, nadzór nad stworzeniem identyfikacji wizualnej eventu, produkcja scenograficzna i multimedialna, nadzór nad realizacją transmisji live oraz aktywacji dla widowni online, casting prowadzących i ekspertów CX, obsługa techniczna, catering, koordynacja podwykonawców, nadzór operacyjny podczas montażu, realizacji i demontażu.

Kontekst i wyzwanie

Klient z branży finansowej, lider polskiego sektora bankowego, powierzył nam organizację dorocznego święta Customer Experience - wydarzenia wpisanego w globalny CX Day i stanowiącego stały element wewnętrznej transformacji kulturowej organizacji. Event miał spiąć w jedną narrację działania prowadzone przez bank przez cały rok i wzmocnić komunikację strategicznego celu utrzymania pozycji w czołówce instytucji z najwyższym wskaźnikiem satysfakcji klienta.
Wyzwanie było dwupoziomowe. Po pierwsze, format hybrydowy. Onsite spotykała się grupa ponad stu finalistów konkursów wewnętrznych i przedstawicieli departamentów, równolegle event miał angażować tysiące pracowników śledzących transmisję live z różnych lokalizacji w całej Polsce. Po drugie - oczekiwanie świeżego pomysłu. Poprzednie edycje, oparte na formule znanych teleturniejów, zdobyły wysokie oceny uczestników, ale klient świadomie wykluczył powielanie sprawdzonego formatu.

Koncepcja kreatywna

Motywem przewodnim uczyniliśmy ideę trzech elementów oddających codzienną pracę pracownika branży finansowej z głosem klienta: Słucham → Działam → Dziękuję. Identyfikacja wizualna „każdy krok ma znaczenie" przenikała każdy punkt styku: od key visuala, przez animacje LED, intro i jingle, aż po oznaczenia stacji i materiały drukowane.

Produkcja i scenografia

Zaprojektowaliśmy kompletną infrastrukturę produkcyjną dostosowaną do okrągłej, otwartej przestrzeni lokalizacji oraz wymagań transmisji live.
Kluczowe elementy realizacji:
- Stworzenie centralnej sceny z hipsem;
- Stworzenie systemu nagłośnienia scenicznego oraz nagłośnienie strefowego;
- Wykorzystanie istniejącego ekranu diodowego z dedykowanymi animacjami: intro, jingle, loop, dynamiczna mapa podróży klienta, scoreboard z live wynikami;
- Oświetlenie sceniczne z ruchomymi głowicami i akcentami w kolorach brandu, miękkie światło kierunkowe na strefach edukacyjnych;
- Realizacja streamingu z wieloma kamerami, mikserką wizji i dźwięku, integracja transmisji ze scoreboardem oraz aktywacjami second-screen dla widowni online;
- Key Visual, identyfikacja wizualna, materiały drukowane, oznaczenia stacji, opaski i identyfikatory uczestników;
- Scenografia i oprawa artystyczna oraz kwiatowa;
- Przygotowanie strefy konkursowej wraz z wielkoformatowymi makietami smartfonów;
- Organizacja cateringu dla wszystkich gości;
- Fotorelacja, videorelacja, film podsumowujący wydarzenie

Program merytoryczny i obsługa gości

Prowadzenie wydarzenia oraz rolę ekspertów CX powierzyliśmy uznanym specjalistkom polskiego rynku Customer Experience, pionierkom obszaru, autorkom metodologii i konsultantkom czołowych instytucji finansowych.
Program podzielony został na sesję główną z udziałem członka zarządu, panel ekspercki, finałową rywalizację oraz aktywacje równoległe dla widowni online.

Logistyka i koordynacja

Najtrudniejszym elementem operacyjnym była synchronizacja świata on-site ze światem online. Każdy element konkursu, od startu rundy, przez wyświetlenie case'a, aż po wpis punktów jury musiał trafić jednocześnie na scenę, na transmisję live oraz do aplikacji second-screen widzów. Kilkunastu podwykonawców działało równolegle: ekipa techniczna, multimedia, streaming, catering, foto i video, prowadzące, ekspertki CX, jury, hostessy, drukarnia, dostawcy gadżetów oraz partnerzy nagród.
Wydarzenie zamknęło się zgodnie z harmonogramem, w pełnym założonym formacie hybrydowym, bez technicznych przestojów. Klient otrzymał event, który nie tylko zamknął rok działań CX, ale też stał się punktem odniesienia dla kolejnych edycji.