Konferencja i gala wieczorna

Projekt: Wydarzenie biznesowe dla klienta z branży finansowej - gala wieczorna i spotkanie prasowe.

Lokalizacja: Frankfurt nad Menem, Niemcy,

Klient: Reequest Events dla międzynarodowej firmy z branży finansowej.

Mój zakres odpowiedzialności: nadzór nad koncepcją kreatywną, Key Visualem oraz kreacją materiałów graficznych, dobór i negocjacje z lokalizacjami, organizacja spotkania prasowego w siedzibie oddziału, organizacja oficjalnej kolacji biznesowej, dobór i koordynacja artysty (saksofonista),dobór hostess, dobór i zakup upominków, dekoracje kwiatowe, logistyka gości (przeloty, transfery, noclegi w dwóch hotelach), transport materiałów brandingowych z Warszawy, fotograf, program dla gości VIP, wizja lokalna, koordynacja podwykonawców w dwóch krajach, koordynacja dofinansowania zewnętrznego, nadzór operacyjny.

Kontekst i wyzwanie

Wydarzenie zostało zorganizowane z okazji ważnego etapu rozwoju działalności klienta na rynku niemieckim. Jego celem było podkreślenie znaczenia relacji biznesowych budowanych pomiędzy partnerami z Polski i Niemiec oraz stworzenie przestrzeni do spotkań przedstawicieli biznesu, mediów i instytucji wspierających współpracę gospodarczą.

Projekt wymagał jednoczesnego zarządzania kilkoma obszarami. Pierwszym była koordynacja międzynarodowa - całość przygotowań prowadzona była z Warszawy przy współpracy z lokalnymi dostawcami w Niemczech. Drugim wyzwaniem było połączenie dwóch odrębnych formatów wydarzeń realizowanych jednego dnia: kameralnego spotkania prasowego oraz wieczornej gali biznesowej dla szerszego grona gości. Trzecim aspektem była odpowiednia komunikacja marki w jednym z najważniejszych europejskich centrów finansowych, z zachowaniem równowagi pomiędzy międzynarodowym charakterem organizacji a jej pochodzeniem.

Koncepcja kreatywna

Osią projektu stała się idea zaufania i długofalowych relacji biznesowych, obecna zarówno w komunikacji wizualnej, jak i w scenariuszu wydarzenia. Wszystkie materiały przygotowano równolegle w języku polskim i niemieckim, zapewniając pełną spójność komunikacji dla obu grup odbiorców.
Key Visual został oparty na panoramie Frankfurtu utrzymanej w eleganckiej, biznesowej estetyce. Motyw przewodni pojawił się we wszystkich punktach styku z uczestnikami — od zaproszeń i materiałów wydarzenia po elementy identyfikacji wizualnej podczas gali.
Istotnym elementem były również upominki dla gości. Oprócz personalizowanych słodkich upominków przygotowano starannie dobrane publikacje nawiązujące do dialogu międzykulturowego i współpracy międzynarodowej. Dzięki temu prezenty stanowiły naturalne rozwinięcie narracji wydarzenia, a nie jedynie standardowy gadżet korporacyjny.

Produkcja i program

Spotkanie prasowe odbyło się w siedzibie niemieckiego oddziału klienta, mieszczącej się w jednym z najbardziej rozpoznawalnych budynków biznesowych Frankfurtu. Przestrzeń została zaadaptowana na potrzeby wydarzenia poprzez wynajem mebli eventowych oraz organizację cateringu obejmującego lunch, przerwy kawowe i pełną obsługę kelnerską.
Wieczorna gala biznesowa została zorganizowana w restauracji zapewniającej wyłączność i pełną prywatność przestrzeni. Program obejmował: aperitif powitalny, wielodaniową kolację koktajlową z latającym menu i bufetem, open bar przez cały czas trwania wydarzenia, występ saksofonisty na żywo, prowadzenie wydarzenia przez dwujęzycznego moderatora (PL/DE), wręczenie upominków wpisanych w scenariusz wieczoru.

Kluczowe elementy realizacji:
- Projekt Key Visual i zaproszeń elektronicznych w dwóch wersjach językowych;
- Organizacja cateringu w dwóch lokalizacjach, dla dwóch odrębnych formatów wydarzenia;
- Organizacja przelotów, noclegów i transferów dla uczestników z Polski i Niemiec;
- Wynajem mebli i wyposażenia technicznego;
- Obsługa recepcji;
- Dekoracje kwiatowe i scenografia wydarzenia;
- Oprawa muzyczna i prowadzenie wydarzenia;
- Obsługa fotograficzna;
- Przygotowanie i zakup upominków dla gości;
- Transport materiałów brandingowych z Warszawy do Frankfurtu;
- Program dodatkowy dla gości VIP obejmujący zwiedzanie miasta z przewodnikiem;
- Koordynacja pozyskanego dofinansowania zewnętrznego wspierającego realizację projektu.

Logistyka i koordynacja

Realizacja wymagała zarządzania kilkudziesięcioosobową grupą gości przemieszczających się pomiędzy lotniskiem, hotelami, siedzibą klienta oraz lokalizacją gali. Dla każdego uczestnika przygotowano indywidualny plan logistyczny obejmujący przeloty, transfery i zakwaterowanie.
Dodatkowym wyzwaniem była współpraca z nowymi podwykonawcami na rynku niemieckim oraz transport materiałów brandingowych z Polski. Dzięki szczegółowej wizji lokalnej i precyzyjnie zaplanowanej preprodukcji wszystkie działania zostały zrealizowane zgodnie z harmonogramem i bez zakłóceń operacyjnych.

Efekt

Powstało wielowymiarowe wydarzenie łączące funkcje komunikacyjne, PR-owe i relacyjne. Projekt skutecznie połączył spotkanie z mediami, działania wizerunkowe oraz networking biznesowy, a jednocześnie pokazał zdolność do realizacji skomplikowanych projektów międzynarodowych obejmujących wielu partnerów, dwa kraje i różne grupy interesariuszy.