Śniadania prasowe ORLEN Art&Science × ORLEN Team

Projekt: Śniadania prasowe ORLEN Art&Science × ORLEN Team.

Lokalizacja: Warszawa, dwie lokalizacje: Teatr Wielki – Opera Narodowa / The Tides.

Klient: Reequest Events dla ORLEN S.A.

Mój zakres odpowiedzialności: koncepcja kreatywna obu wydarzeń, dobór i koordynacja lokalizacji, nadzór nad projektami graficznymi zaproszeń elektronicznych, zapewnienie cateringu z pełną obsługą kelnerską, dobór i wynajem zastawy stołowej oraz mebli, wynajem sprzętu AV, oświetlenie efektowe, dekoracje kwiatowe, produkcja materiałów drukowanych, dobór i zakup upominków do press packów, koordynacja podwykonawców, nadzór operacyjny podczas realizacji obu śniadań.

Kontekst i wyzwanie

ORLEN ogłaszał nową strategię i zdecydował, że nie zrobi tego na dużej konferencji prasowej. Zamiast jednego, masowego wydarzenia, wybrano formułę kameralną: dwa osobne śniadania prasowe, dla dwóch zupełnie różnych grup dziennikarzy. Jedno dla mediów sportowych, drugie dla mediów kulturalnych. Ta decyzja postawiła nas przed konkretnym wyzwaniem: jak sprawić, żeby dwa wydarzenia tej samej marki miały odrębny nastrój i własną tożsamość, a jednocześnie mówiły jednym głosem.
Wyzwanie miało też wymiar czysto logistyczny: od momentu briefu do realizacji pierwszego śniadania dzieliły nas niecałe trzy tygodnie. W tym czasie musieliśmy potwierdzić dwie różne lokalizacje, skoordynować kilkunastu niezależnych podwykonawców, zaprojektować dwie linie materiałów graficznych i przygotować tematyczne press packi dopasowane do każdej z grup odbiorców.

Koncepcja kreatywna

Zamiast jednej, uśrednionej scenografii powielonej na obu spotkaniach, zaprojektowaliśmy dwa odrębne światy - spójne wizualnie z ORLEN, ale różne w nastroju i doświadczeniu.
Dla dziennikarzy mediów kulturalnych wybraliśmy przestrzeń, która sama w sobie była komunikatem: zascenie Teatru Wielkiego – Opery Narodowej. Historyczne wnętrze, wysokie sklepienia, piękne żyrandole - miejsca o tak silnej tożsamości nie trzeba przytłaczać scenografią. Naszym zadaniem było ją uhonorować. Stoły nakryliśmy kryształową zastawą z czarnymi elementami i czerwonymi serwetkami, przestrzeń uzupełniły eleganckie kompozycje kwiatowe z asparagusa, hortensji i paproci. Oświetlenie efektowe w głębokiej czerwieni subtelnie zaakcentowało markę, nie naruszając charakteru miejsca. Upominkiem dla dziennikarzy były podpisane płyty winylowe jednego z najbardziej rozpoznawalnych polskich artystów - wybór celowy, zakorzeniony w świecie kultury i muzyki klasycznej, z którą ORLEN chciał budować skojarzenie.
Dla dziennikarzy mediów sportowych wybraliśmy The Tides - przestrzeń nowoczesną, otwartą, z zupełnie inną energią. Układ stołów i mebli był lżejszy wizualnie, atmosfera bardziej dynamiczna. Press pack nawiązywał do sportowego DNA ORLEN Team - piłki z autografami sportowców. Na obu wydarzeniach stałym łącznikiem pozostawała czerwień, w oświetleniu, materiałach drukowanych i identyfikacji wizualnej - wspólna nić wiążąca dwa odmienne nastroje w jedną markę.

Produkcja

Kluczowe elementy realizacji:
- Projekt elektronicznych zaproszeń uwzględniający aktualne Key Visuale obu linii: ORLEN Art&Science oraz ORLEN Team;
- Wynajem przestrzeni Teatru Wielkiego – Opery Narodowej z koordynacją elektryków i techników obiektu;
- Wynajem przestrzeni The Tides na wyłączność z organizacją miejsc parkingowych dla gości;
- Sprzęt AV i techniczny, wielkoformatowy telewizor z laptopem (Opera), zestaw nagłośnienia z mikrofonami bezprzewodowymi (The Tides), obsługa techniczna na obu wydarzeniach;
- Oświetlenie efektowe w czerwieni jako stały element brandingowy obu lokalizacji;
- Catering śniadaniowy z pełną obsługą kelnerską, z menu zatwierdzonym przez klienta dla każdego ze spotkań osobno;
- Wynajem kryształowej zastawy stołowej, obrusów, wazonów oraz mebli (stoły, krzesła transparentne z podłokietnikami, stoliki koktajlowe);
- Dekoracje kwiatowe;
- Produkcja materiałów drukowanych w dwóch wariantach tematycznych: komplimentki, papier do pakowania upominków, identyfikatory, kierunkowskazy, wszystko spójne z KV obu linii;
- Dobór i zakup upominków do press packów, różnych dla obu grup dziennikarzy;
- Przygotowanie dedykowanego materiału wideo na potrzeby spotkania z dziennikarzami mediów sportowych.

Logistyka i koordynacja

Oba wydarzenia odbyły się w odstępie kilku dni, co oznaczało równoległe zarządzanie dwoma niezależnymi zestawami podwykonawców, dwoma lokalizacjami i dwoma odrębnymi tożsamościami graficznymi - jednocześnie, pod presją czasu.
Głównym wyzwaniem operacyjnym była realizacja w Teatrze Wielkim. Przestrzeń ikoniczna, ale nieprzystosowana do eventów komercyjnych - wymagała precyzyjnej koordynacji z personelem technicznym obiektu, dostosowania infrastruktury AV do niestandardowych warunków i szczegółowego planowania logistyki dostaw. W trakcie realizacji spotkania z mediami sportowymi wzrosła liczba uczestników względem pierwotnych założeń, catering i aranżacja zostały sprawnie dostosowane na bieżąco, bez zakłócenia programu.
Projekt zamknął się zgodnie z harmonogramem i bez przekroczeń budżetu. Klient ocenił realizację jako profesjonalną, rzetelną i zrealizowaną z pełną dbałością o detal, szczególnie biorąc pod uwagę wyjątkowo krótki czas przygotowania.