Konferencja i gala B2B edycja 13

Projekt: ORLEN Gas Meeting #13 - dwudniowa konferencja B2B.

Lokalizacja: Warszawa, Hotel InterContinental.

Klient: Reequest Events dla ORLEN S.A.

Mój zakres odpowiedzialności: koncepcja kreatywna i identyfikacja wizualna eventu, dobór i negocjacje z obiektem, produkcja scenograficzna i multimedialna, zarządzanie budżetem i kosztorysem powykonawczym, koordynacja podwykonawców, logistyka uczestników, catering, obsługa techniczna, casting i koordynacja prelegentów, nadzór operacyjny podczas montażu, realizacji i demontażu.

Kontekst i wyzwanie

Wyzwanie było wielowymiarowe, ponieważ grupa wymagała pełnej wyłączności przestrzeni, płynnej obsługi gości anglojęzycznych z tłumaczeniem symultanicznym w czasie rzeczywistym oraz odświeżenia identyfikacji wizualnej, przy jednoczesnym zachowaniu rozpoznawalnego DNA serii, trwającej już trzynastą edycję. Do tego dwudniowy format z rozbudowanym programem merytorycznym, uroczystą kolacją i strefą brandingową ORLEN wymagał precyzyjnej koordynacji wielu równoległych obszarów produkcji.

Koncepcja kreatywna

Dla kolejnej 13 edycji eventu zaprojektowaliśmy nowy Key Visual, który zachowując ciągłość z poprzednimi odsłonami serii, wprowadzał elementy charakterystyczne wyłącznie dla tej edycji. KV przenikał każdy punkt styku z uczestnikiem: od elektronicznych zaproszeń i dedykowanej strony rejestracyjnej, przez branding recepcji i opaski uczestników, aż po animacje na ekranie LED, intro, jingle i loop wyświetlane na scenie.
Wybór miejsca był elementem koncepcji, nie tylko logistyki. Hotel InterContinental i jego Opera Ballroom zapewniły wyłączność całego piętra - własną strefę rejestracyjną, przestrzeń konferencyjną, strefę Stop Cafe z ekspresami marki ORLEN oraz salę kolacyjną, wszystko bez kontaktu z innymi gośćmi hotelu.

Scenografia

Całą przestrzeń konferencyjną zbudowaliśmy od podstaw, dostosowując ją do standardu grupy i wymagań technicznych dwudniowego programu.

Kluczowe elementy realizacji

- Ekran LED z mediaserwerem i dedykowanymi animacjami 2D: intro, jingle, loop, bumpery prelegentów - zaprojektowanymi pod specyfikację ekranu;
- System nagłośnienia klasy koncertowej, mikrofony bezprzewodowe ręczne i nagłowne do wyboru przez prelegentów, dwa promptery z zegarem i podglądem prezentacji;
- Dynamiczne oświetlenie sceniczne z ruchomymi głowicami, efektami, wytwornicą mgły i gobo z logotypem OGM;
- Scena obita hipsem, meble typu lounge; fotele i sofy zamiast tradycyjnych krzeseł, co zmieniło atmosferę sali z formalnej na partnerską;
- Kabina symultaniczna z pełnym wyposażeniem dla dwóch tłumaczy i odbiornikami dla uczestników, tłumaczenie PL–ENG i ENG–PL przez oba dni wydarzenia;
- Rejestracja i obsługa gości.

Produkcja i logistyka

Program obejmował dwie sesje konferencyjne rozłożone na dwa dni, z prelegentami zewnętrznymi jako akcentem uatrakcyjniającym agendę. Na etapie preprodukcji doszło do zmiany obsady - sprawnie wdrożonej bez wpływu na harmonogram ani atmosferę wydarzenia.
Atrakcją angażującą uczestników był quiz na platformie Kahoot, zbudowany dwujęzycznie, z zachowaniem wymogów RODO. Kontent przygotował klient, od nas była platforma, obsługa techniczna i realizacja na żywo.
Uroczysta kolacja pierwszego dnia odbyła się w formie serwowanej przy okrągłych stołach z dekoracją kwiatową. Menu w trzech wariantach, tradycyjnym, rybnym i wegańskim, dopasowane indywidualnie do każdego uczestnika zgodnie z rejestracją. Całość obsługi przy recepcji, alokacji gości na kolacji i obsługi mikrofonów podczas Q&A zapewnił zespół anglojęzycznych hostess i hosta - warunek bezwzględny ze względu na udział kontrahentów zagranicznych.

Program i koordynacja

Montaż wystartował dzień przed konferencją, z pełnym dostępem do sali hotelu Intercontinental Warszawa. Kilkunastoosobowa ekipa produkcyjna pracowała równolegle nad sceną, elektroniką, oświetleniem i strefami gościnnymi. Strefa Stop Cafe z ekspresami klasy premium działała przez oba dni od rana do zakończenia kolacji.
Koordynacja projektu obejmowała ponad kilkunastu podwykonawców zewnętrznych działających równolegle - od obsługi hotelowej i zewnętrznego parkingu, przez firmę od multimediów, catering hotelowy, prelegentów, hostessy, tłumaczy symultanicznych, ochronę ORLEN, ekipę foto i video, aż po obsługę kwiatową i drukarnię oraz wielu innych podwykonawców. Wydarzenie zamknęło się zgodnie z harmonogramem i bez przekroczeń budżetu.