O MNIE
FORMATY EVENTÓW
Konferencje
Kongresy B2B
Spotkania dla klientów i partnerów
Premiery produktów
Gale i jubileusze
Kick-offy
Szkolenia
Konferencje prasowe
Spotkania integracyjne
Spotkania świąteczne i okazjonalne
Spotkania hybrydowe
Pikniki dla pracowników i rodzin
PROCES ORGANIZACJI EVENTU
01
02
03
04
05
06
07
LOGISTYKA
Część gości przyjeżdża na Warszawę Centralną albo przylatuje na Lotnisko Chopina. Obiekt w zasięgu metra lub shuttle bus z dworca skracają spóźnienia, a przy evencie dwudniowym najwygodniejszy jest hotel wydarzenia.
Poranne korki potrafią rozbić agendę od pierwszego panelu. Rejestrację planuję po porannym szczycie, a pierwsze wystąpienie z 15-20 minutami zapasu.
W Śródmieściu i biurowcach wjazd dla ekipy technicznej, windę towarową i miejsce na rozładunek ustala się z wyprzedzeniem. Przy konferencji prasowej dochodzi miejsce dla wozów transmisyjnych.
Jesień i wiosna to szczyt konferencji, grudzień to spotkania świąteczne, a styczeń i luty to kick-offy. Na te terminy najlepsze sale rezerwują się najszybciej.
REALIZACJE
TERMINY
konferencja lub kongres
gala, jubileusz, rozdanie nagród
event dla klientów lub integracja
kick-off lub town hall
konferencja lub śniadanie prasowe
MODEL WSPÓŁPRACY
DOŚWIADCZONY EVENT MANAGER
FAQ
Koszt zależy od liczby gości, obiektu, terminu i zakresu produkcji. Największe pozycje to zwykle miejsce (25-35 proc. budżetu) i catering (25-30 proc.), a technika i scena to kolejne 15-20 proc. Po krótkim briefie przygotowuję kosztorys z podziałem na pozycje i rezerwą ok. 10 proc.
Konferencję lub kongres najlepiej planować 4-6 miesięcy wcześniej, galę 3-6 miesięcy, a event dla klientów lub integrację 2-3 miesiące wcześniej. Na grudniowe spotkania świąteczne oraz styczeń i luty sale rezerwują się najszybciej, więc rozmowy o obiekcie warto zacząć już jesienią.
Najczęściej w hotelu konferencyjnym z dużą salą balową, w obiekcie kultury lub nauki albo w przestrzeni konferencyjnej biurowca. Poza pojemnością sali plenarnej liczą się sale do sesji równoległych, miejsce na networking i dojazd dla gości spoza Warszawy. Przed podpisaniem umowy zawsze robię wizję lokalną.
Niezależny event manager prowadzi projekt osobiście, od briefu po rozliczenie, a do realizacji zaprasza sprawdzonych podwykonawców. Klient ma jedną osobę kontaktową, która zna każdy szczegół wydarzenia. Agencja dzieli projekt między kilka osób i działów.
Tak. Można zlecić cały projekt albo wybrany obszar, np. koncepcję, budżet, wybór obiektu, produkcję lub koordynację w dniu wydarzenia. Przejmuję też projekty rozpoczęte przez zespół firmy, po sprawdzeniu budżetu, harmonogramu i umów.
Konferencję lub śniadanie prasowe da się przygotować w kilka dni do kilku tygodni, zależnie od tematu i dostępności obiektu. Przy ORLEN Art & Science od briefu do pierwszego śniadania prasowego minęły niespełna trzy tygodnie. Kluczowe są termin dopasowany do rytmu redakcji, akredytacje i sala przygotowana pod kamery.
Tak. Na co dzień pracuję w Warszawie i Łodzi, a projekty realizuję w całej Polsce i za granicą, m.in. we Wrocławiu, Krakowie i we Frankfurcie nad Menem.
Napisz, co planujesz: cel wydarzenia, termin i przybliżoną liczbę gości wystarczą na początek. Odpowiem z propozycją kolejnych kroków i pytaniami, które pomogą przygotować kosztorys.